Endlich effiziente Meetings

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in jedem Unternehmen. Auch wenn sie häufig andere Arbeitsabläufe unterbrechen, sind nicht alle schlecht oder Zeitverschwendung. Wenn sie allerdings nicht gut vorbereitet sind, dann können sich Meetings in selbstdarstellerische Veranstaltungen einzelner verwandeln, die die Produktivität und Energie des Teams aufsaugen. Die gute Nachricht: Es ist nicht schwer, Meetings produktiv zu machen.

Brauchen wir dieses Meeting?

Der erste Schritt zu besseren Meetings besteht darin, die unnötigen auszusortieren. Wir fragen uns bei jeder einzelnen Besprechung, die wir ansetzen, ob sie wirklich notwendig ist. Welchen Zweck hat sie? Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Welche Alternativen gibt es? Kann das Thema auch per Mail oder in einem kurzen Chat auf Slack oder Teams geklärt werden? Meetings sollten nicht der erste beziehungsweise einzige Ansatz zur Problemlösung oder Entscheidungsfindung sein. Es ist ein Weg unter anderen zu einem Ergebnis zu kommen. Bleiben nach einem Meeting Fragen offen, müssen diese zum Beispiel nicht unbedingt in einem weiteren Meeting geklärt werden. Sie lassen sich auch schriftlich beantworten. Wird ein Produkt getestet und werden dabei Fehler entdeckt, dann ist ein spontanes Meeting mit dem Entwicklungsteam weniger effizient als ein Testprotokoll, das zum Beispiel in einem Ticketsystem die Fehler und wie sie sich reproduzieren lassen, beschreibt.

Spezialfall Video-Calls aka Zoom Fatigue

Gerade jetzt ist es noch wichtiger herauszufinden, welche Meetings stattfinden müssen. Denn da sich der Arbeitsplatz aufgrund der Pandemie weltweit in Richtung Home-Office verlagert hat, hat die Anzahl der Besprechungen zugenommen. Und viele dieser Meetings nutzen Video. Das führt bei vielen zu Zoom Fatigue, das heißt zu einem Gefühl großer Müdigkeit nach Video-Calls. Besonders, wenn mehrere Video-Calls direkt nacheinander stattfinden oder nur durch kurze Pausen getrennt sind und wir abends noch mit Familie und Freunden facetimen möchten, stellt sich die Zoom Fatigue ein.

Stanford-Forscher haben 4 Gründe für dieses Phänomen ermittelt.

• Die Menge an Blickkontakten sowie die Größe und Nähe der Gesprächspartner*innen ist unnatürlich, ganz zu schweigen von dem Gefühl, von allen angestarrt zu werden, und den damit verbundenen sozialen Ängsten
• Sich ständig selbst zu sehen ist in etwa so, als wenn wir stundenlang in den Spiegel schauen; das ist nicht nur anstrengend, sondern macht uns immer kritischer uns selbst gegenüber
• Während der Video-Calls ist die Bewegungsfreiheit stark eingeschränkt, in einem Besprechungsraum können wir zum Beispiel aufstehen, um etwas zu holen oder beim Telefonieren durch den Raum gehen
• Video-Calls erlauben nur eine reduzierte nonverbale Kommunikation; sie passiert nicht automatisch, sondern ist ein bewusstes Verhalten, das unsere kognitiven Fähigkeiten stark beansprucht

Um Zoom Fatigue zu vermeiden, können wir auf Audio-Calls umsteigen, sofern die Kamera nicht benötigt wird. So gelangen wir eventuell sogar unsere Bewegungsfreiheit zurück, wenn sich das Gerät gut herumtragen lässt, das wir nutzen. Und wenn wir es vermissen, unsere Kolleg*innen zu sehen, dann ist ein gelegentlicher sozialer Video-Call eine willkommene Abwechslung.

Das Meeting ist notwendig – was nun?

Meetings werden bleiben, das ist klar und auch gut so. Wie können wir also das Beste aus ihnen machen?  Der Schlüssel ist – wenig überraschend – die Vorbereitung. Eine Besprechung ist nicht der richtige Zeitpunkt, um unsere Improvisationsfähigkeiten zu trainieren. Stattdessen benötigt jedes Meeting ein Ziel und daraus abgeleitet eine Agenda. Längere Meetings benötigen zusätzlich eine zeitliche Gliederung. Das heißt, wir planen für verschiedene Agendapunkte Slots ein oder wir geben allen Agendapunkten gleich viel Zeit. Agenda und Zeitplanung werden deutlich vor den Meetings kommuniziert, sodass sich jede*r darauf vorbereiten kann. Denn die Wichtigkeit der Themen wird von den Teilnehmer*innen häufig unterschiedlich bewertet. Das bringt uns zur letzten wichtigen Frage: Wer nimmt teil? Wir überlegen uns genau, wer etwas zum Thema beitragen kann und wer informiert sein muss. Die Beitragenden werden auf jeden Fall eingeladen, bei denjenigen, die informiert werden, kommt es darauf an. Lassen sich die Ergebnisse leicht zusammenfassen, verzichten wir. Ist es wichtig, dass sie wissen, wie die Ergebnisse zustande gekommen sind, sind sie dabei.

Es gibt auch Meetings, die diesen Regeln nicht oder nur sehr eingeschränkt folgen. Auf unsere morgendlichen Standups bereitet sich jede*r selbst vor und gibt ein Status-Update. Das braucht keine ausgefeilte Agenda und die Liste der Teilnehmenden ergibt sich von selbst. Doch dass ein Meeting zu gut vorbereitet ist, kommt eher selten vor. Wir erwischen uns auch eher dabei, dass wir uns gemeinsam in einem Meeting etwas erarbeiten, was eine*r schon ins Meeting hätte mitbringen können.

Das Meeting hat stattgefunden, doch es ist noch nicht zu Ende. Wir fassen die Ergebnisse am Ende mündlich zusammen und schreiben ein Protokoll oder Aufgaben. So wird sichtbar, dass das Meeting produktiv war und die daraus resultierenden To-dos finden ihre Abnehmer*innen.

Zusammengefasst: Bevor du die Einladung zu einem Meeting versendest, überlege dir, ob die Besprechung notwendig ist und welche Form sich am besten dafür eignet. Gerade bei Video-Calls lohnt es sich abzuwägen, ob sie wirklich nötig sind, wenn deine Kolleg*innen bereits an anderen Videokonferenzen teilnehmen müssen und einen vollgepackten Terminkalender haben.